Pentru Dosarul Cererii este  suficient un singur fișier PDF sau trebuie fișiere separate pentru fiecare document (Demersul, Cererea și Garanția), arhivate într-un fișier 7-zip.

La redactarea ofertelor de participare la licitație, reiterăm că necesitatea celor trei dosare (Dosarul Cererii, Dosarul Ofertei Tehnice și Dosarul Ofertei Financiare) este de a armoniza cu etapele procedurii de licitație: etapa de admisibilitate a investitorului, etapa de calificare și etapa de evaluare. 

Conform pct. 13.1 „Dosarul Cererii” care conține: „(i) Demersul oficial de însoțire în conformitate cu Secțiunea 14 și în formatul din Anexa nr. 1 prin care Investitorul își asumă responsabilitatea pentru toți termenii și toate condițiile prestabilite; (ii) Cererea în conformitate cu Secțiunea 15 din prezenta Documentație de licitație și în formatul din Anexa nr. 2, care include informații generale privind Investitorul menite să demonstreze respectarea criteriilor de admisibilitate de la pct. 35.1 și însoțite de documentele justificative enumerate la pct. 35.2 din Secțiunea 35 din prezenta Documentație de licitație; (iii) Garanția pentru Ofertă în conformitate cu Secțiunea 25 din prezenta Documentație de licitație, în formatul specificat în Anexa nr. 5.”

Dacă documentele anexate la dosar sunt semnate de investitor, acestea pot fi compilate într-un singur fișier PDF și aplicată o singură semnătură electronică sau pot fi semnate separat și încărcate individual în Dosarul Cererii. Astfel, investitorul poate decide dacă elementele documentare care alcătuiesc “Dosarul Cererii” sunt prezentate ca un singur fișier PDF consolidat sau ca fișiere PDF separate.

În ceea ce privește garanția bancară, fiind un document semnat de o altă entitate, aceasta va fi un fișier separat în cadrul dosarului. Conform pct. 25.2 din Documentația de licitație, “Garanția pentru Ofertă se depune în format electronic printr-un document scanat sau document electronic semnat cu o semnătură electronică emisă în condițiile Legii nr. 124/2022 privind identificarea electronică și serviciile de încredere. În cazul documentului scanat, Investitorul va prezenta originalul Garanției pentru Ofertă pe suport de hârtie, în ziua ședinței de deschidere a Cererilor.”

Documentația de licitație nu este prescriptivă în această privință. Indiferent de formatul ales, dosarul de cererii, inclusiv  demersul oficial, cererea și alte anexele justificative, trebuie să fie clar identificate și etichetate corespunzător.

Actele ce urmează a fi anexate la demersul oficial ( conform Anexei nr. 1) 

 Referitor la actele ce urmează a fi anexate la demersul oficial de însoțire , menționăm că „În conformitate cu pct. 52 din Regulamentul privind desfășurarea licitațiilor pentru oferirea statutului de producător eligibil mare aprobat prin HG 690/2018,  „La procedura de licitație într-o singură fază, la depunere, cererea, oferta tehnică și financiară trebuie să fie însoțite de un demers oficial ce confirmă înaintarea acestora, semnat de investitor sau de reprezentantul acestuia, precum şi de documentele indicate în documentația de licitaţie, inclusiv:

1) copia certificatului/deciziei de înregistrare a întreprinderii sau extrasul eliberat de organul înregistrării de stat și, după caz, copia acordului de asociere/consorțiu, copia actului de identitate al administratorului/managerului investitorului, precum și, după caz, copiile buletinelor de identitate ale administratorilor/managerilor membri ai consorțiului şi, după caz, copia buletinului de identitate al reprezentantului legal al investitorului/consorțiului şi procura în original;

2) declarația pe proprie răspundere semnată de investitor sau, după caz, de fiecare membru al consorțiului, care va confirma că întreprinderea respectivă nu se află în proces de reorganizare sau lichidare, că nu este în procedură de insolvabilitate, precum şi că investitorul întrunește condițiile stabilite în documentația de licitație şi, totodată, că informația şi documentele prezentate de investitor sunt veridice. Formularul declarației pe proprie răspundere privind întrunirea tuturor condițiilor stabilite în documentația de licitație, precum şi veridicitatea informațiilor şi a documentelor prezentate este parte integrantă a documentației de licitație şi se elaborează de Comisia de licitații;

3) orice altă documentație tehnică stabilită în documentația de licitație și care urmărește demonstrarea corespunderii criteriilor de calificare stabilite la pct. 43;

4) formularul completat cu privire la garanția pentru ofertă.”

Astfel pentru a respecta criteriile de admisibilitate, investitorul trebuie să prezinte demersul oficial de însoțire, în formatul prevăzut în anexa nr. 1. Aceasta trebuie să includă o listă completă a tuturor documentelor prezentate ca parte a ofertei (inclusiv oferte tehnică și financiară), de preferință sub forma unui opis de documente. Pentru a facilita analizarea documentelor, investitorul este încurajat, de asemenea, să indice numărul total de pagini care compun oferta tehnică și financiară, fără a dezvălui conținutul acestora.

În cazul în care elementele menționate la pct. 52 din Regulamentul aprobat prin HG 690/2018   au fost incluse într-un singur fișier PDF semnat, se va indica numărul total de file al fișierului. 

De exemplu: 

Documentul compilat (număr total de file) include:

• cererea – x file

• declarația pe proprie răspundere – x file

Arhivarea documentului electronic prin instrumentul 7-zip. 

Modalitatea de combinare a documentelor rămâne la discreția investitorului. Documentele semnate electronic (Oferta Tehnică și Oferta Financiară) trebuie arhivate separat prin instrumentul 7-zip pentru a respecta confidențialitatea și integritatea acestora, având în vedere că se deschid la etape ulterioare. 

IMPORTANT: De asemenea, în cazul în care fișierele depășesc 20 MB, se recomandă utilizarea unei platforme de partajare a fișierelor, conform preferințelor dumneavoastră, având în vedere limitările poștei electronice. Vă rugăm să ne transmiteți linkul de acces la documentele respective pentru a asigura procesarea corespunzătoare a dosarului dumneavoastră.

Totodată vă informăm că la data de 1 aprilie, ședința de examinare a cererilor depuse și a admisibilității Investitorilor, reprezentantul investitorului sau reprezentantul autorizat al investitorului trebuie să prezinte un act de identitate și  actul de împuternicire.